Una nomina chiara e ben motivata del responsabile safeguarding è uno strumento operativo e giuridico fondamentale per prevenire abusi, tutelare persone vulnerabili e dimostrare conformità alle normative e alle migliori pratiche. Questa guida fornisce indicazioni pratiche per redigere una nomina efficace: definire con precisione compiti, responsabilità, poteri decisionali e linee di riporto; specificare durata, modalità di sostituzione, requisiti professionali e formazione obbligatoria; includere riferimenti a politiche interne, procedure di segnalazione e gestione dei dati sensibili; e prevedere meccanismi di controllo e revisione. L’obiettivo è mettere a disposizione uno schema riproducibile che minimizzi ambiguità, responsabilizzi il nominato e renda trasparente il sistema di tutela per stakeholder, beneficiari e autorità di vigilanza. Nei paragrafi successivi troverai un modello commentato, checklist di conformità e esempi pratici adattabili al contesto della tua organizzazione.
Come scrivere una Nomina responsabile safeguarding
Definire con chiarezza il contesto normativo e organizzativo in cui avviene la nomina: bisogna conoscere le norme nazionali e locali applicabili, le linee guida del settore e le policy interne dell’ente che stabiliscono obblighi, responsabilità e requisiti del ruolo di responsabile safeguarding. In questa fase occorre tradurre i requisiti giuridici in criteri operativi, individuando le funzioni di prevenzione, gestione delle segnalazioni, collaborazione con le autorità competenti, formazione e monitoraggio che il ruolo deve svolgere all’interno dell’organizzazione. La definizione del perimetro di competenze e delle responsabilità è fondamentale per garantire che la persona nominata possa operare con autonomia, autorità adeguata e risorse necessarie.
Stabilire i requisiti professionali e personali richiesti per la figura: oltre a competenze tecniche e conoscenze giuridiche specifiche, è necessario dettare competenze trasversali quali capacità comunicative, abilità nella gestione di situazioni delicate, integrità e capacità decisionale. La valutazione della compatibilità con l’organizzazione richiede la verifica dell’assenza di conflitti di interesse e l’accertamento di eventuali esigenze di accessibilità, sicurezza o tutela per chi ricoprirà l’incarico. Deve essere definita anche la durata dell’incarico, le condizioni di rinnovo e i criteri di revoca, in modo che l’incarico sia disciplinato e prevedibile.
Predisporre un processo di selezione trasparente e documentato, che contempli la raccolta di informazioni professionali e referenze, la valutazione delle competenze sulla base dei requisiti stabiliti e l’accertamento della disponibilità a assumere responsabilità specifiche. Anche se la scelta può avvenire internamente, è essenziale formalizzare i criteri utilizzati e le ragioni che hanno condotto alla scelta, conservando la relativa documentazione per motivi di responsabilità amministrativa e per assicurare tracciabilità. La selezione deve essere condotta con attenzione alla riservatezza e al rispetto delle persone coinvolte.
Formalizzare la nomina attraverso un atto scritto che indichi con precisione le responsabilità affidate, il quadro di autonomia decisionale, il riferimento gerarchico e operativo, le modalità di interazione con gli altri soggetti interni ed esterni all’organizzazione, i canali di segnalazione e comunicazione, nonché le risorse e il supporto cui la persona avrà accesso per svolgere efficacemente il proprio ruolo. Nell’atto vanno altresì specificati i requisiti di reporting periodico, gli indicatori di performance e le procedure previste in caso di gestione di casi critici, oltre alle condizioni per la cessazione dell’incarico.
Garantire un’adeguata fase di induzione e formazione iniziale e continuativa, pianificando percorsi formativi obbligatori e aggiornamenti su normativa, tecniche di gestione delle segnalazioni, valutazione del rischio e strumenti di tutela. L’accompagnamento operativo iniziale deve includere la presentazione dei protocolli interni, l’accesso alle banche dati e agli strumenti informatici necessari, nonché il coinvolgimento delle strutture che collaboreranno con il responsabile. È indispensabile anche predisporre momenti di confronto e supervisione, specie nei primi mesi, per assicurare che le pratiche operative siano coerenti con le linee guida e per supportare decisioni complesse.
Assicurare il supporto organizzativo, amministrativo e psicologico necessario per la funzione, prevedendo risorse umane dedicate, strumenti di registrazione e gestione delle segnalazioni, nonché canali di consultazione legale e specialistica. La figura nominata deve poter accedere rapidamente a consulenze e servizi esterni quando necessario e disporre di spazi di lavoro adeguati e riservati. Occorre altresì prevedere meccanismi di protezione per la riservatezza dei dati e delle persone segnalanti, definendo chi ha accesso alle informazioni sensibili e con quali modalità vengono archiviate e condivise.
Istituire un sistema di monitoraggio e valutazione dell’efficacia del responsabile safeguarding, con indicatori di processo e di esito che permettano di verificare l’aderenza ai protocolli, i tempi di gestione delle segnalazioni, la qualità delle misure adottate e il livello di prevenzione raggiunto. La valutazione deve essere periodica e prevedere momenti di revisione delle responsabilità, di aggiornamento delle procedure e di eventuale riqualificazione o sostituzione della figura. Conservare in modo ordinato la documentazione relativa alla nomina, alle attività svolte e alle decisioni assunte è essenziale per la trasparenza, la rendicontazione e la tutela sia dell’organizzazione sia delle persone coinvolte.
Promuovere una cultura organizzativa orientata alla prevenzione e alla protezione, in cui la nomina non sia un adempimento formale ma parte di un sistema integrato di responsabilità condivise. Il ruolo del responsabile deve essere percepito come centrale, supportato da una leadership che ne riconosca l’autorità e favorisca la collaborazione tra dipartimenti, e da politiche che incentivino la segnalazione tempestiva, la protezione delle persone vulnerabili e il miglioramento continuo delle pratiche di safeguarding.
Esempio di Nomina responsabile safeguarding
Luogo e data: _____________
Protocollo/Pratica n.: _____________
Il/La sottoscritto/a __________________________, in qualità di __________________________ presso __________________________ (denominazione completa dell’ente/organizzazione), con sede legale in __________________________, ai sensi dello statuto/regolamento interno e della normativa vigente in materia di tutela (safeguarding) __________________________,
NOMINA
con la presente, ai sensi dei poteri a me conferiti, il/la Sig./Sig.ra __________________________, nato/a a __________________________ il __________________________, residente in __________________________, codice fiscale __________________________, e-mail __________________________, telefono __________________________, quale Responsabile Safeguarding dell’ente/organizzazione __________________________.
Incarico e durata
– L’incarico ha durata a decorrere dal __________________________ fino al __________________________, salvo diversa disposizione o revoca anticipata motivata.
– Il presente incarico è conferito a titolo __________________________ (retribuito / gratuito / rimborso spese) secondo quanto previsto da __________________________.
Finalità dell’incarico
– Garantire la protezione e la sicurezza di minori e persone vulnerabili coinvolte nelle attività dell’ente.
– Assicurare l’applicazione delle procedure interne di prevenzione, segnalazione e gestione di abusi, molestie, sfruttamento e qualsiasi forma di violazione della dignità delle persone.
Compiti e responsabilità principali
Il/La Responsabile Safeguarding avrà, tra gli altri, i seguenti compiti:
1. Predisporre, aggiornare e vigilare sull’attuazione delle politiche e delle procedure di safeguarding interne: __________________________.
2. Ricevere, registrare e gestire segnalazioni di sospette violazioni o abusi, garantendo l’immediata valutazione del rischio e l’attivazione delle misure di protezione necessarie.
3. Coordinare le indagini interne e, se del caso, interagire con le autorità competenti (forze dell’ordine, servizi sociali, autorità giudiziaria): contatti di riferimento __________________________.
4. Garantire la riservatezza delle informazioni ricevute e la tutela della privacy delle persone coinvolte, secondo la normativa vigente (D.Lgs. 196/2003 e succ. mod. / GDPR – Regolamento UE 2016/679): riferimenti normativi __________________________.
5. Curare programmi di formazione e sensibilizzazione per il personale e i volontari su temi di prevenzione e gestione delle violazioni: piano formativo allegato __________________________.
6. Effettuare valutazioni periodiche dei rischi legati alle attività dell’ente e proporre misure preventive e correttive.
7. Tenere un registro aggiornato delle segnalazioni, delle azioni intraprese e degli esiti, secondo le modalità operative indicate in allegato: __________________________.
8. Redigere rapporti periodici sullo stato delle attività di safeguarding per la Direzione/Consiglio direttivo: frequenza dei report __________________________.
9. Gestire eventuali conflitti di interesse e dichiarare tempestivamente qualsiasi situazione che possa compromettere l’imparzialità nell’esercizio dell’incarico.
Poteri
– Per l’espletamento delle proprie funzioni, il/la Responsabile è autorizzato/a a richiedere informazioni e documentazione agli uffici competenti e a proporre l’adozione di misure organizzative e disciplinari, nei limiti delle proprie competenze e nel rispetto delle procedure interne: limiti e modalità __________________________.
Obblighi del nominato/a
– Osservare il dovere di riservatezza su tutte le informazioni acquisite nell’esercizio dell’incarico.
– Partecipare ai percorsi formativi obbligatori previsti dall’ente e aggiornarsi secondo quanto stabilito: calendario e obbligatorietà __________________________.
– Riferire tempestivamente al Legale Rappresentante e/o agli organismi preposti qualsiasi criticità rilevata.
– Collaborare con le autorità pubbliche competenti qualora sia necessario.
Tutela e assicurazione
– L’ente garantisce al/alla Responsabile adeguata tutela assicurativa e copertura per responsabilità civile nell’ambito dello svolgimento dell’incarico secondo la polizza n. __________________________ stipulata con __________________________.
– Allo stesso/a vengono riconosciuti i rimborsi spese previsti da regolamento: modalità e limiti __________________________.
Revoca e cessazione
– La nomina può essere revocata in qualsiasi momento per giustificato motivo da parte della Direzione/Organo competente, con motivazione scritta. La cessazione dell’incarico è disciplinata dalle procedure interne: preavviso e modalità __________________________.
Entrata in vigore
– Il presente provvedimento entra in vigore dalla data di sottoscrizione e sarà portato a conoscenza del personale e dei volontari mediante le modalità: __________________________. Copia del presente atto sarà conservata agli atti dell’ente.
Allegati
– Allegato A: Procedure interne di safeguarding.
– Allegato B: Modulo di segnalazione.
– Allegato C: Piano formativo.
(Allegati da compilare/integrare: __________________________)
Accettazione
Il/La sottoscritto/a __________________________ dichiara di avere preso visione del contenuto del presente atto di nomina, delle responsabilità connesse e delle procedure allegate e ne accetta l’incarico.
Luogo e data: __________________________
Firma del Legale Rappresentante
__________________________
Nome e qualifica: __________________________
Firma: __________________________
Contatti: __________________________
Firma del/la Responsabile Safeguarding (per accettazione)
__________________________
Nome: __________________________
Data: __________________________
Contatti: __________________________
Per presa visione del personale (facoltativo)
Elenco nominativi: __________________________
Note finali
Eventuali disposizioni integrative, deroghe o precisazioni vanno annotate qui: __________________________.
