La nomina del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) non è solo un adempimento formale: è un elemento chiave del sistema di prevenzione aziendale previsto dal D.Lgs. 81/2008 (art. 47) che garantisce la partecipazione dei lavoratori alle questioni di salute e sicurezza. Questa guida spiega in modo pratico come redigere una nomina chiara, completa e conforme alla normativa, indicando i dati essenziali (identificazione del RLS, ambito di applicazione, durata dell’incarico, data di decorrenza) e le modalità di comunicazione e conservazione del documento. Fornirà inoltre suggerimenti su linguaggio, responsabilità attribuite e tutele del rappresentante, affinché la nomina risulti valida, trasparente e facilmente verificabile in sede di controllo.
Come scrivere una Nomina RLS
La nomina del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza si svolge all’interno del quadro normativo della salute e sicurezza sul lavoro e ha l’obiettivo di garantire che la voce dei lavoratori sia effettivamente rappresentata nelle scelte e nelle attività di prevenzione dei rischi. Il primo passo consiste nell’accertare la necessità e la modalità di designazione prevista dal contesto aziendale e dalle eventuali disposizioni contrattuali o accordi sindacali, quindi informare i lavoratori sulle modalità pratiche per procedere alla scelta di colui o colei che assumerà il ruolo; la scelta può avvenire per elezione diretta da parte dei lavoratori o per designazione sindacale dove previsto dalla normativa o dagli accordi, sempre con chiarezza sui criteri e sul procedimento adottato. È fondamentale formalizzare l’esito della nomina attraverso un atto scritto, sottoscritto dalle parti interessate e conservato insieme alla documentazione aziendale di sicurezza, contenente l’identità del rappresentante e la data di inizio dell’incarico, e provvedere tempestivamente a comunicare l’avvenuta nomina all’organizzazione interna che si occupa della prevenzione, ai soggetti esterni coinvolti nella sicurezza, e, se richiesto, agli enti competenti; tale comunicazione deve essere chiara e accessibile a tutti i lavoratori, perché l’efficacia della figura dipende anche dalla sua conoscibilità all’interno dell’azienda.
Una volta nominato, il RLS deve ricevere la formazione specifica necessaria per esercitare le sue funzioni con competenza: la normativa impone che il datore di lavoro assicuri corsi iniziali e aggiornamenti periodici, svolti in orario di lavoro e considerati a tutti gli effetti attività retribuita; la formazione deve coprire contenuti relativi ai rischi presenti in azienda, alle misure di prevenzione e protezione, alle modalità di lettura e comprensione della documentazione tecnica e dei risultati delle valutazioni dei rischi, nonché le procedure per la segnalazione e la collaborazione con i servizi di prevenzione e protezione e con il medico competente. Accanto alla formazione, il datore di lavoro è tenuto a garantire al RLS il tempo e le risorse per esercitare le sue attribuzioni: ciò significa concedere permessi e tempo retribuito per svolgere sopralluoghi, partecipare a riunioni e incontri, consultare documenti e relazionare i colleghi, senza subire penalizzazioni o discriminazioni.
Le funzioni e i poteri del RLS comprendono l’accesso agli ambienti di lavoro e alla documentazione relativa alla salute e sicurezza, la partecipazione alle attività di valutazione dei rischi e alle riunioni periodiche, la facoltà di proporre osservazioni e miglioramenti, nonché la possibilità di promuovere iniziative informative rivolte ai lavoratori; il rappresentante deve poter intervenire tempestivamente sulle problematiche segnalate, collaborare con il servizio di prevenzione e protezione e con il datore di lavoro e segnalare eventuali carenze agli organi competenti qualora le osservazioni non trovino adeguata risposta. Per consentire un’effettiva autonomia operativa, l’azienda deve favorire la comunicazione fra RLS e gli altri soggetti preposti alla sicurezza, prevedendo momenti condivisi per l’analisi dei rischi, la revisione delle procedure e l’adozione di misure correttive.
La tutela del RLS è un aspetto cruciale: lo svolgimento delle funzioni non deve comportare conseguenze disciplinari né discriminazioni nell’ambito del rapporto di lavoro, ed è necessario che l’azienda adotti tutte le misure organizzative affinché il rappresentante possa svolgere il suo incarico con continuità e senza ostacoli. Nel corso del mandato è opportuno mantenere una registrazione aggiornata delle attività svolte dal RLS, delle comunicazioni effettuate e delle risposte ricevute, in modo da conservare la tracciabilità delle istanze e delle soluzioni adottate, favorendo anche eventuali verifiche esterne. La cessazione dell’incarico, per dimissioni, per revoca da parte dei lavoratori o per cambiamenti organizzativi, deve essere gestita con la stessa formalità della nomina: occorre documentare l’evento, assicurare la continuità delle attività di rappresentanza e provvedere tempestivamente a nuove procedure di designazione o a collegarsi con le forme di rappresentanza territoriale previste dalla normativa, per evitare vuoti nella tutela della sicurezza dei lavoratori.
Esempio di Nomina RLS
Il/La sottoscritto/a in qualità di Datore di Lavoro della società __________________, con sede legale in __________________ (CAP _______________), via/piazza __________________, C.F./P.IVA _______________, nella persona del legale rappresentante __________________, ai sensi del D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 e successive modificazioni e integrazioni,
PREMESSO
– che l’art. 47 del D.Lgs. 81/2008 prevede la designazione del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) e ne definisce funzioni e prerogative;
– che è necessario provvedere alla nomina formale dell’RLS per garantire il rispetto delle normative in materia di salute e sicurezza sul lavoro;
CONSIDERATO
– il numero dei lavoratori occupati in azienda è pari a _______________;
– che in data _______________ è stato eletto/indicato dall’assemblea dei lavoratori il/la Sig./Sig.ra __________________, nato/a a __________________ il _______________, residente in __________________ (CAP _______________), via __________________, codice fiscale _______________;
SI NOMINA
– il/la Sig./Sig.ra __________________, quale Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) per l’unità produttiva/sede di __________________, con decorrenza dal _______________.
COMPITI E FUNZIONI DELL’RLS
– partecipare alle consultazioni in materia di tutela della salute e della sicurezza;
– promuovere e proporre iniziative per migliorare le condizioni di salute e sicurezza;
– ricevere le segnalazioni dei lavoratori in merito a rischi presenti in azienda;
– accedere ai luoghi di lavoro secondo le modalità concordate per verificare l’applicazione delle misure di prevenzione e protezione;
– essere consultato preventivamente in relazione alla valutazione dei rischi, alla designazione del responsabile del servizio di prevenzione e protezione e al programma di formazione;
– esercitare le ulteriori funzioni previste dalla normativa vigente.
DURATA DELL’INCARICO
– L’incarico ha validità a decorrere dal _______________ e perdura fino al _______________ / fino a revoca o sostituzione secondo quanto previsto dalle procedure aziendali e dalla normativa vigente.
FORMAZIONE E AGGIORNAMENTO
– L’Azienda si impegna a garantire al/alla RLS la formazione iniziale e gli aggiornamenti previsti dall’Accordo Stato-Regioni e dalla normativa in materia; la partecipazione ai corsi avverrà in orario di lavoro e con diritto alla conservazione della retribuzione.
– Eventuali rimborsi spese e permessi per l’espletamento delle attività previste saranno regolamentati come segue: _______________.
MODALITÀ OPERATIVE
– Il/la RLS dovrà coordinarsi con il Servizio di Prevenzione e Protezione, il Medico Competente (se nominato) e le rappresentanze sindacali per lo svolgimento delle attività;
– Le modalità di accesso ai luoghi di lavoro, le comunicazioni e la registrazione delle segnalazioni avverranno secondo la procedura aziendale n. _______________.
COMUNICAZIONE E TRASPARENZA
– La presente nomina sarà comunicata a tutti i lavoratori mediante affissione all’albo aziendale e/o invio per e-mail e depositata agli atti aziendali.
– Eventuali variazioni saranno comunicate tempestivamente.
RESPONSABILITÀ
– L’RLS svolge le funzioni di cui sopra senza nuovi o maggiori oneri per l’azienda oltre a quelli previsti dalla normativa vigente; l’attività dell’RLS non esime il Datore di Lavoro dalle proprie responsabilità in materia di sicurezza sul lavoro.
ALLEGATI
– Copia documento di identità del RLS: _______________
– Verbale di elezione/nomina: _______________
– Programma di formazione: _______________
Luogo e data: _______________
Per il Datore di Lavoro
Nome e qualifica: _______________
Firma: _______________
Accettazione del RLS
Io sottoscritto/a __________________ dichiaro di accettare la nomina a Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza e di essere informato/a sui compiti, diritti e doveri connessi all’incarico.
Luogo e data: _______________
Firma RLS: _______________
Ricevuta comunicazione ai lavoratori (modalità): _______________
Data comunicazione: _______________
Responsabile della comunicazione: _______________
