La nomina del preposto è un atto operativo e probatorio che chiarisce chi, all’interno dell’organizzazione aziendale, ha la responsabilità di sovrintendere e vigilare sull’applicazione delle misure di sicurezza nei luoghi di lavoro. Redatta con cura, la nomina contribuisce a definire compiti, limiti di autorità e responsabilità, facilita l’adempimento degli obblighi normativi e costituisce prova fondamentale in caso di verifiche ispettive o contenziosi.
Il quadro normativo di riferimento è il D.Lgs. 81/2008 (Testo Unico sulla salute e sicurezza sul lavoro), che definisce la figura del preposto e le relative responsabilità. Per ragioni di chiarezza e di tutela sia dell’azienda sia del lavoratore, è fortemente consigliabile che la nomina sia formalizzata per iscritto, firmata e conservata nella documentazione aziendale.
Questa guida propone un metodo pratico per redigere una nomina completa e corretta: cosa inserire (dati identificativi, mansioni specifiche, limiti di autonomia, durata e modalità di revoca), come formalizzarla, quali attestazioni di formazione e informazione allegare e come conservarne copia per eventuali controlli. Seguendo poche regole semplici si riducono rischi di interpretazioni errate e si rafforza la cultura della responsabilità in materia di sicurezza.
Come scrivere una Nomina preposto
Riferimenti normativi e principio generale
– Fondare la nomina su norme vigenti: fare esplicito riferimento alle disposizioni del D.Lgs. 81/2008 (definizione di preposto, obblighi del datore di lavoro, formazione) e alle altre norme correlate (articoli che definiscono ruoli e responsabilità, formazione, vigilanza). Questo colloca l’atto in un quadro giuridico preciso e ne chiarisce la finalità preventiva e organizzativa.
– Avere chiaro che la nomina non trasferisce la responsabilità primaria del datore di lavoro né costituisce una delega totale di funzioni non delegabili, ma attribuisce responsabilità operative e di vigilanza al preposto nei limiti indicati.
Requisiti preliminari
– Individuare la persona da nominare sulla base di competenze tecniche, esperienza professionale, capacità relazionali e attitudini alla sorveglianza e al coordinamento. Verificare assenza di cause di incompatibilità o impedimenti.
– Verificare lo stato formativo: possesso dei corsi obbligatori per preposto previsti dalla normativa e registrazione della loro documentazione. Se mancanti, programmare e indicare termini per il completamento della formazione.
– Accertare eventuali requisiti sanitari o di idoneità specifici per il ruolo.
Contenuto minimo che deve comparire nel documento di nomina
– Dati identificativi del soggetto che nomina (datore di lavoro o legale rappresentante) e del soggetto nominato (anagrafici e qualifica).
– Riferimento normativo esplicito che giustifica l’istituto della nomina.
– Data di inizio della nomina e, se pertinente, durata o condizioni di cessazione.
– Ambito di applicazione: indicazione chiara di unità organizzativa, reparti, impianti, cantieri o turni nei quali il preposto eserciterà le funzioni di sorveglianza.
– Descrizione delle mansioni e dei compiti assegnati, con precisazione delle relative responsabilità operative e dei limiti delle attribuzioni (cosa può disporre/decidere il preposto e cosa rimane di competenza esclusiva del datore di lavoro).
– Poteri operativi riconosciuti: strumenti di intervento, facoltà di sospendere attività non sicure, autorità per richiedere interventi, accesso a documentazione e risorse necessarie.
– Obblighi specifici del preposto: vigilanza sull’attuazione delle misure di prevenzione, richiamo e informazione dei lavoratori, segnalazione tempestiva di rischi e incidenti, collaborazione con RSPP, medico competente e figure aziendali della sicurezza.
– Formazione richiesta: indicazione dei corsi effettuati o da effettuare, modalità e tempistica di aggiornamento.
– Modalità di verifica dell’operato: criteri e strumenti di controllo, rendicontazione periodica, indicatori di performance in materia di sicurezza se previsti.
– Conseguenze del mancato rispetto degli obblighi: richiamo alle eventuali sanzioni disciplinari e alle implicazioni in termini di responsabilità civile, amministrativa e penale, nei limiti normativi.
– Indicazioni relative alla rinuncia, alla sospensione e alla revoca della nomina: procedure, preavvisi e motivazioni possibili.
– Firma del datore di lavoro o suo rappresentante e data. È consigliabile prevedere la presa visione e la sottoscrizione da parte del nominato per evidenziare l’accettazione e la conoscenza degli obblighi, con annotazione della data di ricezione.
Stile, chiarezza e linguaggio
– Usare un linguaggio formale, semplice e non equivoco. Prediligere frasi brevi e verbi attivi per attribuire responsabilità chiare.
– Evitare formule vaghe o generiche che possano generare incertezze interpretative (es.: “si intende collaborare” anziché precisare modalità e frequenza della collaborazione).
– Specificare termini temporali e condizioni operative con precisione (es.: “entro X giorni”, “per il reparto Y”, “in caso di…”) per rendere verificabile l’adempimento.
Formalità e consegna
– Redigere in forma scritta su carta intestata aziendale o documento aziendale ufficiale. Datario e firma autografa sono elementi importanti per l’efficacia probatoria.
– Consegnare copia al nominato con ricevuta di avvenuta ricezione o annotazione di presa visione. Archiviare copia nel fascicolo del personale e nel registro della sicurezza aziendale.
– Informare le figure aziendali interessate (RSPP, RLS, medico competente, responsabili di area) e, se previsto, inserire l’informazione nei processi di comunicazione interna o nei piani di sicurezza.
Documentazione allegata
– Allegare o richiamare la descrizione di mansioni aggiornata, l’organigramma, eventuali procedure operative e i certificati di formazione e idoneità sanitaria rilevanti.
– Eventuali procure o atti accessori che attribuiscono poteri operativi limitati e specifici (sempre nel rispetto dei limiti di legge).
Monitoraggio, aggiornamento e cessazione
– Prevedere momenti di verifica periodica (audit internI, riunioni di verifica sicurezza) e modalità di aggiornamento della nomina in caso di variazioni organizzative, tecnologiche o normative.
– Stabilire la procedura per sospendere o revocare la nomina in presenza di inadempimenti, incompatibilità o mutamenti dell’organizzazione: motivazione scritta, comunicazione formale e termini per eventuale contestazione.
– Mantenere evidenza documentale di tutte le modifiche, comunicazioni e provvedimenti collegati alla nomina.
Aspetti di responsabilità e limiti giuridici
– Esplicitare che, nonostante le attribuzioni, la responsabilità ultima per la salute e sicurezza resta del datore di lavoro, salvo i casi in cui la legge attribuisca specifiche responsabilità al preposto.
– Avvertire sull’importanza dell’aderenza a istruzioni tecniche e procedure: omissioni o comportamenti negligenti del preposto possono comportare responsabilità amministrative o penali a suo carico.
Buone pratiche organizzative
– Integrare la nomina con una chiara pianificazione della formazione continua e con strumenti adeguati per esercitare la vigilanza (registro dei controlli, check-list, canali di comunicazione per segnalazioni).
– Definire modalità di supporto al preposto: risorse umane, mezzi, competenze del RSPP e tempi ragionevoli per l’esecuzione dei compiti assegnati.
– Assicurare che le modalità di nomina e le relative competenze siano coerenti con l’organizzazione aziendale e facilmente rintracciabili nei sistemi documentali.
Conservazione e prova
– Conservare copia della nomina tra i documenti aziendali rilevanti per la sicurezza per il periodo indicato dalla normativa aziendale e dai requisiti probatori (soprattutto in caso di ispezioni o contenziosi).
– Registrare la consegna e la presa visione con data e firma per dimostrare la conoscenza effettiva da parte del nominato.
Seguendo questi passaggi e criteri si produce un atto di nomina chiaro, giuridicamente fondato e funzionale all’effettiva gestione della sicurezza sul lavoro, riducendo ambiguità operative e fornendo una base documentale solida per il controllo e la responsabilizzazione.
Esempio di Nomina preposto
Il sottoscritto _____________________________________ in qualità di Legale Rappresentante della società _____________________________________ con sede legale in _____________________________________, codice fiscale / partita IVA _____________________________________, ai sensi e per gli effetti del D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 e s.m.i.,
nomina
Il/La Sig./Sig.ra _____________________________________ nato/a a _____________________________________ il _____________________________________, codice fiscale _____________________________________, residente in _____________________________________, via/piazza _____________________________________ n. ______, in qualità di preposto per le seguenti attività e ambiti aziendali: _____________________________________, presso il sito/impianto/commessa ubicato/a in _____________________________________.
La nomina ha effetto a decorrere dal giorno _____________________________________ e resta in vigore fino a revoca o diversa comunicazione scritta da parte della Società.
Compiti e responsabilità del preposto
– Sovrintendere e vigilare sull’attività lavorativa e sull’osservanza da parte dei lavoratori delle disposizioni aziendali e delle procedure di sicurezza, segnalando tempestivamente al datore di lavoro il venir meno delle condizioni di sicurezza;
– Verificare l’uso e il corretto mantenimento dei dispositivi di protezione individuale (DPI) e l’applicazione delle misure di prevenzione stabilite;
– Segnalare immediatamente al datore di lavoro o al responsabile del servizio di prevenzione e protezione tutte le condizioni di rischio o gli infortuni/incidenti verificatisi;
– Interrompere o sospendere le attività qualora riscontri situazioni di grave e immediato pericolo e informare prontamente il datore di lavoro;
– Collaborare con il datore di lavoro, il RSPP, il medico competente e gli organi aziendali competenti per l’attuazione delle misure di tutela della salute e sicurezza sul lavoro;
– Partecipare alle attività formative e informative previste e promuovere la partecipazione dei lavoratori di propria competenza;
– Mantenere la documentazione e le comunicazioni relative ai controlli e alle segnalazioni di propria competenza secondo le procedure aziendali.
Poteri attribuiti
– Dare le opportune disposizioni ai lavoratori alle proprie dipendenze in materia di sicurezza e richiedere il rispetto delle procedure operative;
– Segnalare e richiedere l’adozione di misure correttive in caso di non conformità;
– Richiedere l’intervento di figure aziendali competenti (es. RSPP, manutenzioni) per situazioni che richiedano azioni specialistiche.
Formazione e informazione ricevuta dal preposto
Il/La preposto/a dichiara di aver ricevuto la formazione obbligatoria prevista dal D.Lgs. n. 81/2008 e s.m.i. e dalla normativa vigente, in particolare: corso di formazione in materia di sicurezza (modulo giuridico, tecnico, previsto per preposto) della durata di _____________; aggiornamento effettuato in data _____________; attestato n. _____________.
Obblighi del datore di lavoro
Il datore di lavoro si impegna a fornire al preposto tutte le informazioni, le istruzioni e i mezzi necessari per l’espletamento dei compiti relativi alla prevenzione e protezione, nonché a pianificare e garantire la formazione continua prevista dalla normativa.
Orario e luogo di lavoro del preposto
Orario di lavoro: _____________________________________.
Luogo/i di operatività: _____________________________________.
Retribuzione e indennità (se prevista)
Eventuali compensi, indennità o riconoscimenti economici correlati all’incarico di preposto: _____________________________________.
Durata della nomina e revoca
La nomina è a tempo _____________________ (indeterminato/determinato fino al _____________). La presente nomina potrà essere revocata o modificata in qualsiasi momento per giustificato motivo o esigenze aziendali, mediante comunicazione scritta.
Trattamento dei dati personali
I dati raccolti sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 – GDPR) per le finalità connesse alla gestione dell’incarico.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: _____________________________________
Per il Datore di lavoro / Legale Rappresentante
Nome e cognome: _____________________________________
Firma: _____________________________________
Il/La preposto/a (accettazione dell’incarico e presa visione dei compiti)
Nome e cognome: _____________________________________
Firma: _____________________________________
Eventuali allegati: _____________________________________
