La nomina del responsabile della conservazione è un atto formale che individua la persona o il soggetto incaricato di garantire la corretta conservazione, integrità e accessibilità dei documenti nel tempo, con particolare riferimento ai requisiti normativi e alle procedure di conservazione digitale. In un contesto normativo sempre più stringente — dove responsabilità, tracciabilità e conformità agli standard (es. ADM/AgID) sono essenziali — una nomina chiara e completa riduce rischi operativi e legali e consente continuità gestionale.
Questa breve guida offre indicazioni pratiche per redigere una nomina efficace: quali elementi includere (compiti, responsabilità, durata, poteri decisionali, requisiti professionali, modalità di subentro e revoca), come collegarla alle procedure interne e alla conservazione tecnologica, e quali controlli documentare per dimostrare conformità. È pensata per pubbliche amministrazioni, imprese e professionisti che devono formalizzare l’incarico in modo semplice, operativo e rispondente alle normative vigenti.
Come scrivere una Nomina responsabile della conservazione
La nomina del responsabile della conservazione si costruisce come un atto amministrativo formale che trasferisce funzioni e responsabilità specifiche nell’ambito della gestione e conservazione dei documenti digitali, e pertanto richiede rigore giuridico, chiarezza descrittiva e coerenza con il quadro normativo vigente. Prima di redigere l’atto è necessario avere presente il regime normativo applicabile, le regole tecniche di conservazione e le procedure interne dell’ente così da poter definire con precisione il contenuto della nomina e i limiti della delega; la figura designata deve risultare compatibile con gli obblighi di sicurezza, riservatezza e tracciabilità imposti sia dalla normativa sulla conservazione digitale sia dalla disciplina in materia di protezione dei dati personali. La formulazione dell’atto deve indicare compiutamente l’autorità che dispone la nomina, la persona fisica o la posizione organizzativa destinataria dell’incarico, la durata dell’incarico e le eventuali condizioni di revoca o decadenza, nonché l’ambito delle competenze attribuite, esplicitando i poteri necessari per esercitare le funzioni assegnate e i limiti che restano riservati agli organi di vertice dell’ente.
Nel testo della nomina occorre descrivere in modo chiaro e non equivoco le responsabilità operative e di controllo: la gestione dei processi di versamento e conservazione, la verifica della conformità delle procedure e dei documenti agli standard tecnici, la tenuta della documentazione probatoria delle attività di conservazione, la supervisione dei rapporti con il conservatore (interno o terzo accreditato) e la cura delle misure organizzative e tecniche finalizzate alla sicurezza e alla conservazione nel tempo. Tale descrizione va accompagnata dall’indicazione degli obblighi di rendicontazione e di interfaccia con gli organi interni di controllo e con eventuali soggetti esterni preposti alla vigilanza, nonché dalle modalità e frequenze previste per le verifiche e le evidenze documentali che devono essere prodotte. È opportuno prevedere nell’atto la richiesta di una formale accettazione dell’incarico da parte del nominato, con dichiarazione di possesso dei requisiti richiesti e di assunzione delle responsabilità, che diventerà parte integrante del procedimento amministrativo e della documentazione di nomina.
La nomina deve altresì prevedere la disponibilità delle risorse necessarie al corretto esercizio delle funzioni: accesso a strumenti e sistemi informatici, personale di supporto, budget per interventi tecnici e formazione, oltre a un quadro di deleghe operative che renda effettivo l’esercizio dei compiti attribuiti. È fondamentale che l’atto disciplini la responsabilità in relazione alla conservazione dei documenti rilevanti ai fini probatori, prevedendo altresì le modalità di gestione dei conflitti di interesse e le regole per la sostituzione temporanea o definitiva del responsabile, con l’indicazione delle procedure da seguire per garantire la continuità della conservazione e la preservazione dell’integrità delle evidenze documentali. L’atto deve essere sottoscritto dall’autorità competente e inserito nella documentazione amministrativa dell’ente secondo le regole di registrazione e pubblicità interne, con conservazione della documentazione attestante l’atto di nomina e la relativa accettazione.
Dopo la formalizzazione, il processo operativo richiede che il responsabile, entro i limiti della delega, integri la propria attività nei flussi documentali dell’ente, aggiornando o predisponendo procedure operative che recepiscano quanto stabilito, curando l’adeguamento dei processi ai requisiti tecnici e organizzativi e instaurando meccanismi di controllo e audit periodici. La nomina deve prevedere obblighi di formazione continua e un piano di aggiornamento sulle evoluzioni normative e tecniche, nonché l’obbligo di tenere un registro delle attività svolte e delle non conformità riscontrate, corredato delle azioni correttive intraprese; tali registrazioni hanno valore probatorio e devono essere conservate secondo le medesime regole che governano gli altri documenti oggetto di conservazione.
Infine, la disciplina dell’atto deve contemplare le modalità di cessazione dell’incarico e il trasferimento delle responsabilità, prevedendo il passaggio ordinato della documentazione e delle credenziali e la verifica dell’avvenuta regolarizzazione delle attività di conservazione fino a quel momento svolte. In tutte le fasi è essenziale garantire la trasparenza procedurale, il rispetto delle responsabilità giuridiche e la tracciabilità delle decisioni, affinché la nomina non resti un mero adempimento formale, ma si traduca in una funzione operativa effettiva, controllabile e coerente con gli obblighi di conservazione a lungo termine.
Esempio di Nomina responsabile della conservazione
Il/La sottoscritto/a _______________________________, in qualità di _______________________________ dell’ente/azienda _______________________________, con sede legale in _______________________________, codice fiscale/partita IVA _______________________________, debitamente autorizzato/a ai sensi dello statuto e delle vigenti disposizioni,
PREMESSO
– che l’ente/azienda _______________________________ intende assicurare la corretta conservazione, gestione e integrità dei documenti e dei fascicoli in formato digitale secondo la normativa vigente;
– che è necessario individuare un referente interno cui affidare le funzioni e le responsabilità relative alla conservazione digitale;
DICHIARA
di nominare, con la presente atto, quale Responsabile della Conservazione:
Nome e Cognome: _______________________________
Nato/a a: _______________________________ il: _______________________________
Codice fiscale: _______________________________
Qualifica/Posizione aziendale: _______________________________
Indirizzo e-mail: _______________________________ PEC: _______________________________
Telefono: _______________________________
Incarico
1. Oggetto: il/la Responsabile della Conservazione assume l’incarico di sovrintendere, coordinare e garantire l’attuazione delle politiche, procedure e misure tecniche necessarie per la conservazione digitale dei documenti prodotti e acquisiti dall’ente/azienda _______________________________.
2. Durata: l’incarico ha effetto dal _______________________________ e resta in vigore fino al _______________________________ / fino a revoca / fino a diversa determinazione dell’ente. L’incarico è conferito salvo revoca anticipata motivata.
Compiti e responsabilità principali
– predisporre, aggiornare e mantenere il piano di conservazione digitale e le procedure operative correlate;
– vigilare sull’applicazione delle regole di conservazione e delle specifiche tecniche adottate dall’ente, assicurando conformità alla normativa vigente;
– individuare, selezionare e proporre fornitori/servizi di conservazione digitale qualificati, nonché stipulare/firmare contratti nell’ambito dei poteri delegati (limiti: _______________________________);
– curare le attività di controllo e verifica periodica dell’integrità, leggibilità, reperibilità e autenticità dei documenti conservati;
– predisporre e mantenere aggiornati i registri della conservazione e la documentazione di supporto (log di sistema, verbali di controllo, report di integrità, ecc.);
– coordinare le operazioni di versamento, gestione, ordinamento e scarto dei documenti secondo le procedure approvate;
– gestire le copie di sicurezza (back-up) e le procedure di disaster recovery in relazione agli archivi digitali;
– garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati trattati, in coordinamento con il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) ove presente;
– fornire indicazioni, formazione e supporto operativo al personale coinvolto nei processi di conservazione;
– comunicare tempestivamente all’organo dirigente eventuali criticità, vulnerabilità o violazioni relative al sistema di conservazione.
Poteri
– Accesso ai sistemi informativi e agli archivi digitali necessari per lo svolgimento delle funzioni (livello/ambito di accesso: _______________________________);
– Richiedere documentazione e supporto alle strutture interne e ai fornitori esterni;
– Firmare, per conto dell’ente e nei limiti delle deleghe conferite, atti, ordini di servizio e contratti relativi ai servizi di conservazione (limite economico: _______________________________);
– Disporre, previa autorizzazione di _______________________________, l’esecuzione di interventi tecnici urgenti necessari alla conservazione.
Obblighi del nominato
– Accettare formalmente l’incarico e dichiarare l’assenza di conflitti di interesse (vedi riquadro sottoscrizione);
– Eseguire l’incarico con diligenza, riservatezza e nel rispetto della normativa vigente;
– Rendere conto periodicamente sull’attività svolta mediante report a _______________________________ (frequenza: _______________________________);
– Segnalare tempestivamente all’organo competente qualsiasi irregolarità o evento che possa compromettere la conservazione.
Revoca e incompatibilità
– L’incarico è revocabile in qualsiasi momento per giustificato motivo, con effetto immediato;
– Sono fatti salvi eventuali limiti di incompatibilità indicati nello statuto/contratto: _______________________________.
Accettazione dell’incarico
Il/la sottoscritto/a __________________________________ (nominato/a) dichiara di accettare l’incarico alle condizioni sopra riportate, impegnandosi a osservare tutte le disposizioni previste.
Luogo e data: _______________________________
Firma del rappresentante legale dell’ente/azienda
Nome e cognome: _______________________________
Qualifica: _______________________________
Firma: _______________________________
Firma del Responsabile della Conservazione (accettazione)
Nome e cognome: _______________________________
Firma: _______________________________
Protocollo/Registro interno
Prot. n.: _______________________________ — Data registrazione: _______________________________
Note/Annotazioni: ______________________________________________________________________
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