La nomina del Responsabile Unico del Procedimento (RUP) è un atto formale centrale nella gestione dei procedimenti di lavori, forniture e servizi nella pubblica amministrazione: individua la figura cui sono attribuite responsabilità tecniche, amministrative e di coordinamento, e determina chiarezza di competenze e responsabilità lungo tutto il ciclo del procedimento. Una nomina redatta correttamente riduce rischi procedurali, contenziosi e ritardi esecutivi, garantendo trasparenza e conformità normativa.
Questa guida propone un percorso pratico e operativo per redigere una nomina RUP conforme al quadro normativo (Codice dei contratti, normativa di settore e regolamenti interni), rivolgendosi a dirigenti, funzionari incaricati degli affari legali e del personale, e a chi deve predisporre e sottoscrivere l’atto. Illustra gli elementi obbligatori che non possono mancare, la scelta della formulazione giuridicamente idonea, gli aspetti formali e amministrativi e le verifiche preliminari da effettuare.
Troverai indicazioni su struttura del provvedimento, contenuti essenziali (identificazione del soggetto, specifica delle funzioni, periodo di nomina, eventuali compensi e incompatibilità), esempi di formulazioni, checklist di controllo e errori ricorrenti da evitare. L’obiettivo è fornire uno strumento pratico, facilmente adattabile al contesto locale, che permetta di produrre una nomina chiara, immediatamente efficace e resistente a contestazioni.
Ricorda che, pur avendo carattere operativo e orientativo, la guida non sostituisce il parere degli uffici legali o del responsabile di settore: è sempre opportuno verificare la conformità dell’atto alla normativa vigente e alle disposizioni interne dell’amministrazione prima della sottoscrizione.
Come scrivere una Nomina RUP
La nomina del Responsabile Unico del Procedimento si concretizza attraverso un atto amministrativo formale che assegna a una persona fisica la responsabilità complessiva delle attività preparatorie, esecutive e di gestione di una specifica procedura o di un insieme organico di procedure. Per procedere correttamente occorre innanzitutto verificare, a livello dell’amministrazione, la necessità e l’ambito di applicazione dell’incarico, stabilendo la natura dell’intervento, la durata prevista e le risorse disponibili; questa valutazione preliminare guida la scelta delle competenze richieste per il ruolo e consente di definire i requisiti minimi che il candidato dovrà possedere in termini di esperienza, profili professionali e formazione. La designazione viene quindi formalizzata con un provvedimento scritto che identifica in modo univoco il soggetto nominato, specifica l’oggetto del procedimento o dei procedimenti affidati, delimita i poteri conferiti e i limiti di responsabilità, indica la durata dell’incarico e le modalità di eventuale rinnovo o cessazione anticipata, e chiarisce le risorse umane, finanziarie e strumentali messe a disposizione per l’esercizio delle funzioni.
Parallelamente all’adozione del provvedimento, è indispensabile effettuare gli accertamenti di legge relativi a incompatibilità, conflitti di interesse e incapacità a ricoprire il ruolo, nonché verificare l’eventuale necessità di misure di astensione o di rotazione qualora sorgano situazioni che possano compromettere l’imparzialità del procedimento. Il provvedimento di nomina deve inoltre delimitare chiaramente i compiti operativi e quelli di rappresentanza, individuando le facoltà di firma e di adozione degli atti, le responsabilità nella fase di programmazione e di raccordo con gli uffici tecnici e amministrativi, le modalità di controllo sulla gestione economica del procedimento e gli obblighi di trasmissione delle informazioni ai livelli gerarchici o agli organi di controllo interni ed esterni. È opportuno che il testo del provvedimento disciplini anche le modalità di sostituzione temporanea, i poteri di delega parziale e la rendicontazione periodica, prevedendo termini e forme di relazione sullo stato di avanzamento e sulle criticità riscontrate.
La nomina deve essere resa nota agli uffici coinvolti e agli interessati nei modi previsti dalla normativa interna e dagli obblighi di trasparenza, affinché le funzioni siano riconosciute e rispettate nell’ambito dell’azione amministrativa. È parte integrante dell’atto prevedere gli obblighi formativi e di aggiornamento cui il RUP deve assolvere, in conformità alle disposizioni normative e alle linee guida degli organi di vigilanza competenti, nonché le modalità di valutazione delle prestazioni e degli esiti procedimentali. Nel corso dell’incarico, il RUP è chiamato a garantire il coordinamento operativo, l’efficace gestione delle fasi progettuali e procedimentali, la corretta attuazione delle procedure di gara o di affidamento, la tutela dei principi di trasparenza e concorrenza, e la conservazione della documentazione a supporto delle scelte compiute.
Al termine del mandato il provvedimento di nomina deve prevedere l’obbligo di formale cessazione dell’incarico, con la predisposizione di un atto di chiusura che documenti le attività svolte, l’esito dei procedimenti e la regolarità della gestione amministrativo-contabile; tale documento costituisce elemento essenziale per la responsabilità amministrativa e per eventuali verifiche successive. In ogni fase, la nomina e l’esercizio delle funzioni devono essere conformi al quadro normativo vigente e alle indicazioni degli organi di controllo, garantendo tracciabilità delle decisioni, adeguata motivazione degli atti e rispetto delle norme in materia di conflitti di interesse e gestione delle risorse pubbliche.
Esempio di Nomina RUP
Il/La sottoscritto/a _____________ in qualità di _____________ dell’Ente/Amministrazione _____________, visto il D.lgs. 18 aprile 2016, n. 50 e ss.mm.ii. (Codice dei contratti pubblici), in particolare l’art. 31, nonché le disposizioni regolamentari e le determinazioni interne vigenti; considerata la necessità di garantire la regolare gestione e la responsabilità del procedimento relativo a _____________;
Visti gli atti di impulso e la documentazione istruttoria relativa al procedimento identificato come:
– Oggetto: _____________
– CUP: _____________
– CIG: _____________
– Importo complessivo: € _____________
– Procedura di affidamento prevista: _____________
– Riferimento pratica/progetto: protocollo n. _____________ del _____________;
DETERMINA
1) Di nominare, ai sensi dell’art. 31 del D.lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii., Responsabile Unico del Procedimento (RUP) per il procedimento sopra indicato il/la Sig./Sig.ra _____________, nato/a a _____________ il _____________, codice fiscale _____________, in servizio presso _____________ con qualifica/professione _____________, reperibile presso (indirizzo/ufficio) _____________, e-mail _____________, PEC _____________, telefono _____________.
2) L’incarico ha effetto dalla data _____________ e comunque fino al _____________ / fino al completamento del procedimento e all’adozione degli atti conclusivi / fino a revoca o diversa disposizione (barrare la fattispecie e compilare): _____________.
3) Al/la RUP sono conferiti i poteri e le responsabilità previsti dalla normativa vigente, con particolare riferimento a:
– curare la programmazione, la progettazione, l’istruttoria e il corretto svolgimento del procedimento di cui sopra;
– garantire la regolarità, la trasparenza e la correttezza amministrativa della procedura;
– svolgere le attività propedeutiche all’affidamento, ivi comprese le verifiche sui requisiti degli operatori economici e la predisposizione degli atti necessari;
– curare e supervisionare le fasi di svolgimento della procedura di gara, coordinando le commissioni e gli uffici interessati;
– proporre gli atti di nomina delle commissioni giudicatrici, ove previsto, e verificarne la regolarità;
– adottare, nei limiti delle competenze attribuitegli dall’Ente, i provvedimenti tecnici-amministrativi necessari per l’andamento del procedimento;
– vigilare sull’esecuzione contrattuale, promuovere verifiche e controlli e segnalare eventuali criticità;
– curare il coordinamento con il Responsabile del Servizio finanziario per gli impegni di spesa e con gli altri dirigenti competenti;
– curare la pubblicazione e la comunicazione degli atti ai sensi di legge e del regolamento comunale/ente;
– redigere e trasmettere le relazioni finali e gli altri adempimenti rendicontativi richiesti.
4) Il/la RUP assume la responsabilità dell’istruttoria e dell’adozione degli atti di competenza, fermo restando che gli atti aventi effetti finanziari e di impegno di spesa saranno sottoscritti secondo le competenze di ciascun dirigente e nel rispetto delle deleghe e della normativa vigente.
5) In caso di assenza o impedimento temporaneo, il/la sostituto designato/a sarà il/la Sig./Sig.ra _____________, nato/a a _____________ il _____________, codice fiscale _____________, qualifica _____________, reperibile presso _____________. Eventuali ulteriori sostituzioni dovranno essere disposte con atto formale.
6) Il presente provvedimento sarà comunicato a:
– Ufficio/Servizio competente: _____________
– Responsabile del Servizio finanziario: _____________
– Struttura appaltante/interessata: _____________
– Altri destinatari: _____________
7) Il presente atto sarà pubblicato all’Albo Pretorio on-line dell’Ente e sul sito web istituzionale nella sezione dedicata agli appalti, nonché archiviato nella pratica di riferimento.
8) Disposizioni finali:
– La presente nomina è valida nei limiti della normativa vigente e delle risorse disponibili.
– Ogni variazione relativa all’incarico, alla durata o al soggetto incaricato dovrà essere disposta con provvedimento motivato.
– Per quanto non espressamente previsto si rinvia alla normativa vigente, al regolamento dell’Ente e alle direttive del Dirigente responsabile.
Data: _____________
Luogo: _____________
Firma del Dirigente/Autorità competente: _____________________________
(Nome e qualifica: _____________)
Allegati:
– copia del curriculum/profilo professionale del RUP nominato: _____________
– documento di incarico/provvedimento: _____________
– altra documentazione pertinente: _____________
