La nomina del RSPP non è solo un adempimento formale: è un atto giuridico che lega tempi, responsabilità e competenze all’interno del sistema di prevenzione aziendale previsto dal D.Lgs. 81/2008. Questa guida fornisce indicazioni pratiche e precise su come redigere una nomina corretta, completa e difendibile in caso di controlli o contenziosi, mettendo in evidenza gli elementi obbligatori, le scelte operative (RSPP interno o esterno) e le modalità di conservazione del documento. Verranno illustrati i contenuti essenziali che non possono mancare — dati identificativi, attribuzioni, durata e limiti dell’incarico, correlazione con gli organi aziendali e il trattamento dei dati personali — e suggerite formulazioni chiare per evitare ambiguità. Infine, troverai indicazioni su controlli periodici, aggiornamenti dell’incarico e integrazioni necessarie in caso di cambiamenti organizzativi, in modo da mantenere sempre aggiornata e conforme la nomina del servizio di prevenzione e protezione.
Come scrivere una Nomina RSPP
Per procedere correttamente alla nomina del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione occorre innanzitutto che il datore di lavoro compia una valutazione preliminare dei bisogni aziendali in termini di competenze, tempi e risorse necessarie per la gestione della prevenzione e protezione dai rischi. Questa valutazione serve a determinare se è possibile affidare l’incarico a una figura interna che possieda i requisiti formativi e professionali richiesti o se sia preferibile ricorrere a un servizio esterno autorizzato. La scelta deve tener conto della complessità del ciclo produttivo, del numero di lavoratori, della natura dei rischi presenti e delle specifiche attività che richiedono competenze tecniche aggiornate.
La verifica dei requisiti formativi e professionali del candidato è un passaggio imprescindibile. Il datore di lavoro deve accertare che la persona possieda la formazione iniziale prevista dalla normativa di riferimento e gli aggiornamenti periodici obbligatori, oltre all’esperienza e alle competenze tecniche coerenti con i rischi dell’azienda. Tale verifica deve essere documentata attraverso la raccolta del curriculum professionale, delle certificazioni di formazione e degli attestati di aggiornamento; la validità e la congruenza dei titoli rispetto alla realtà aziendale vanno valutate con rigore per garantire la capacità operativa del RSPP.
La nomina deve essere formalizzata per iscritto mediante un atto che definisca con chiarezza il contenuto dell’incarico. Nel documento di nomina vanno specificati i compiti, le responsabilità e le attribuzioni del RSPP, nonché l’ambito di applicazione temporale e la durata dell’incarico. È fondamentale precisare i poteri effettivi che il RSPP eserciterà, in particolare l’accesso agli ambienti di lavoro, la possibilità di consultare documentazione aziendale rilevante per la prevenzione dei rischi e la facoltà di richiedere le risorse necessarie per l’espletamento delle proprie funzioni. La forma scritta costituisce prova dell’affidamento dell’incarico e facilita la gestione delle responsabilità e delle relazioni interne.
Contestualmente alla nomina il datore di lavoro deve garantire al RSPP le risorse materiali e temporali necessarie per svolgere l’incarico con efficacia. Ciò significa assicurare tempo dedicato, strumenti tecnici, collaborazione di figure aziendali competenti e accesso alle informazioni indispensabili per l’analisi dei rischi e per la predisposizione delle misure di prevenzione. Deve essere chiarito il rapporto con le altre funzioni aziendali coinvolte nella sicurezza, tra cui il medico competente, i rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza e il personale addetto alla manutenzione, definendo modalità di comunicazione e scambio informativo.
La presa in carico dell’incarico da parte del RSPP va formalmente accettata e la documentazione relativa alla nomina deve essere archiviata nella modulistica sulla sicurezza aziendale. È opportuno che la nomina chiarisca anche le modalità di sostituzione temporanea e le procedure per eventuali revoche o cessazioni dell’incarico, prevedendo un termine ragionevole per la transizione e la continuità del servizio. La tenuta aggiornata dei registri di nomina, dei curricula e degli attestati formativi costituisce parte integrante del sistema di gestione della sicurezza e serve come elemento di verifica per ispezioni e controlli.
La figura del RSPP deve essere inserita in un percorso di aggiornamento continuo e di verifica delle competenze: il datore di lavoro deve pianificare e sostenere la formazione di aggiornamento, favorire la partecipazione a iniziative tecniche e promuovere la condivisione di pratiche e procedure aziendali. Allo stesso tempo, occorre prevedere momenti di verifica periodica dell’efficacia dell’azione del RSPP, attraverso riesami del Documento di Valutazione dei Rischi, indicatori di performance relativi agli infortuni e alle non conformità, e incontri di confronto con le figure aziendali coinvolte nella sicurezza.
Infine, la nomina deve essere gestita con spirito di responsabilità e trasparenza: il datore di lavoro mantiene l’obbligo di vigilanza complessiva, ma la delega delle attività tecniche al RSPP richiede un rapporto operativo fondato su chiarezza delle deleghe, responsabilità condivise e disponibilità di informazioni. La corretta formalizzazione, la verifica documentale dei requisiti, l’assegnazione di poteri e risorse e il mantenimento di un piano di aggiornamento e controllo costituiscono gli elementi chiave per rendere efficace e conforme alla normativa la nomina del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione.
Esempio di Nomina RSPP
Il sottoscritto ____________________________, nato/a a __________________ il __/__/____, in qualità di Legale Rappresentante della società ____________________________, con sede legale in ____________________________, C.F./P.IVA ____________________________, preso atto degli obblighi previsti dalla normativa vigente in materia di salute e sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 e s.m.i. e successive modifiche),
nomina quale Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP)
il/la Sig./Sig.ra ____________________________, nato/a a __________________ il __/__/____, codice fiscale ____________________________, residente in ____________________________, recapito telefonico ____________________________, e-mail ____________________________,
in possesso dei requisiti professionali e formativi previsti dalla normativa vigente (titoli, attestati e relative date): ____________________________.
Incarico
Il/la Sig./Sig.ra ____________________________ è incaricato/a, con autonomia e responsabilità previste dalla normativa, di svolgere le funzioni e i compiti del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione per le unità produttive/site aziendali di proprietà o gestione di ____________________________ (sede/e: ____________________________), con effetto dal __/__/____ e fino al __/__/____ (o fino a revoca).
Compiti e responsabilità principali
– effettuare l’individuazione dei fattori di rischio presenti nei luoghi di lavoro e valutare le misure di prevenzione e protezione da adottare;
– elaborare il documento di valutazione dei rischi (o collaborare alla sua redazione) e proporre gli aggiornamenti necessari;
– elaborare e proporre le misure informative e formative per i lavoratori;
– pianificare gli interventi di formazione e informazione in collaborazione con il Datore di Lavoro;
– collaborare all’organizzazione, gestione e verifica delle procedure aziendali di prevenzione, protezione e emergenza;
– effettuare visite periodiche nei luoghi di lavoro e redigere relazione/report sulle criticità riscontrate e sulle azioni correttive proposte;
– collaborare con il Medico Competente, se nominato, e con il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS);
– conservare la documentazione tecnica e le attestazioni inerenti la sicurezza sul lavoro relative all’incarico;
– segnalare tempestivamente al Datore di Lavoro ogni situazione di pericolo grave e/o urgente;
– partecipare alle riunioni periodiche di prevenzione e protezione.
Obblighi del Datore di Lavoro
Il Datore di Lavoro si impegna a mettere a disposizione del RSPP le risorse, le informazioni e la documentazione necessarie per l’espletamento dell’incarico, nonché a corrispondere il compenso concordato secondo le modalità indicate di seguito.
Compenso e oneri
Il compenso per l’incarico è fissato in Euro ____________________________ (lordi/annui/una tantum), con pagamento secondo le seguenti modalità: ____________________________. Eventuali rimborsi spese dovranno essere documentati e autorizzati preventivamente: ____________________________.
Durata e revoca
La presente nomina ha efficacia dal __/__/____ fino al __/__/____ (o fino a revoca scritta). Il Datore di Lavoro si riserva il diritto di revocare l’incarico per giustificato motivo dandone comunicazione scritta con preavviso di ______ giorni, salvo casi di urgenza o gravi inadempienze.
Assicurazione e responsabilità
Il/la nominato/a dichiara di essere coperto/a, ove richiesto, da polizza assicurativa per la responsabilità civile professionale (R.C. professionale): Sì □ No □. Dati polizza: compagnia ____________________________, n. polizza ____________________________, validità fino al __/__/____. Resta inteso che il Datore di Lavoro mantiene le proprie responsabilità inerenti gli obblighi di legge.
Accettazione
Il/la Sig./Sig.ra ____________________________ dichiara di accettare l’incarico con le condizioni sopra indicate, di essere in possesso dei requisiti professionali e formativi necessari e di impegnarsi a svolgere le attività con diligenza e nel rispetto della normativa vigente.
Trattamento dei dati
I dati personali raccolti per la presente nomina saranno trattati dal Titolare del trattamento ____________________________ ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale pertinente, esclusivamente per le finalità connesse all’incarico.
Documentazione allegata
– curriculum vitae e copia attestati formativi: ____________________________;
– copia documento d’identità: ____________________________;
– polizza R.C. professionale (se presente): ____________________________.
Luogo e data: ____________________________, li __/__/____
Per accettazione:
Il Legale Rappresentante
Nome e Cognome: ____________________________
Firma: ____________________________
Il/la RSPP nominato/a
Nome e Cognome: ____________________________
Firma: ____________________________
Per presa visione RLS (se presente)
Nome e Cognome: ____________________________
Firma: ____________________________
Note eventuali: ________________________________________________________________________
